SIDEOFFICE IM ALLTAG
Rechnungen als Freelancer
Stunden, Projektpauschalen und laufende Aufträge sauber abrechnen: ein Rechnungsleitfaden für Freelancer mit praktischen Checks zu Leistungsumfang, Empfänger und Zahlung.
Abrechnungsmodell im Auftrag festhalten
Vereinbaren Sie Stundenpreis, Tagessatz oder Projektpauschale und definieren Sie den enthaltenen Leistungsumfang. Halten Sie fest, ob zusätzliche Korrekturrunden oder Reisekosten separat berechnet werden. Eine klare Vereinbarung erleichtert die spätere Rechnung.
Leistungszeitraum und Nachweise abgleichen
Bei Stundenabrechnung vergleichen Sie die Menge mit Ihren Zeitnachweisen. Bei einer Pauschale benennen Sie das Projekt oder den erreichten Meilenstein. Beschreiben Sie etwa „Konzeption Website, September“ statt nur „Projektarbeit“. SideOffice ersetzt keine spezialisierte Zeiterfassung.
Einkauf und Buchhaltung des Kunden berücksichtigen
Fragen Sie nach korrekter Firmenanschrift, Bestellnummer und dem richtigen Rechnungspostfach. Die Kontaktperson im Projekt ist nicht immer der Rechnungsempfänger. Prüfen Sie, ob der Geschäftskunde ein bestimmtes Rechnungsformat benötigt.
Umsatzsteuerstatus unabhängig von der Tätigkeit prüfen
Freelancer sind nicht automatisch Kleinunternehmer oder umsatzsteuerbefreit. Klären Sie den zutreffenden Steuerfall. Bei ausländischen Auftraggebern kann eine andere Einordnung erforderlich sein; übernehmen Sie nicht ungeprüft dieselben Angaben wie bei einem deutschen Kunden.
Laufende Aufträge nicht blind kopieren
Bei monatlichen Leistungen kontrollieren Sie Zeitraum, Mengen und Vertragsänderungen vor jedem Rechnungslauf. Gespeicherte Artikel können wiederkehrende Beschreibungen vereinfachen. Prüfen Sie zusätzlich, ob Sonderleistungen bereits im vereinbarten Paket enthalten waren.
Versand und Zahlung zusammen betrachten
Formulieren Sie eine kurze Nachricht mit Projektbezug und prüfen Sie die Rechnungsvorschau. Ordnen Sie Teilzahlungen zu und kontrollieren Sie den offenen Restbetrag. Dokumentieren Sie Rückfragen, damit ein Klärungsbedarf nicht versehentlich als bloß verspätete Zahlung behandelt wird.
Häufige Fragen
Kann ich Stunden und Pauschalen kombinieren?
Ja, sofern Ihre Vereinbarung das vorsieht. Beschreiben Sie beide Positionen getrennt und prüfen Sie, dass eine Leistung nicht doppelt berechnet wird.
Muss ich als Freelancer Umsatzsteuer ausweisen?
Das hängt vom konkreten Steuerfall ab, nicht von der Bezeichnung Freelancer. Prüfen Sie unter anderem Kleinunternehmerregelung und mögliche Auslandssachverhalte.
Bereit für den ersten Schritt?
Konto erstellen, E-Mail bestätigen, Firma einrichten.