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Pflichtangaben einer Rechnung
Welche Angaben gehören auf eine Rechnung? Die wichtigsten Anforderungen für reguläre Rechnungen sowie die Unterschiede bei Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmern im Überblick.
Absender, Empfänger und Steuerkennung
Eine reguläre Rechnung nach § 14 Absatz 4 UStG nennt die vollständigen Namen und Anschriften des leistenden Unternehmens und des Empfängers sowie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens.
Datum, Nummer und Leistung
Dazu gehören Ausstellungsdatum, einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung sowie der Leistungszeitpunkt. Für Anzahlungen bestehen besondere Vorgaben zum Zahlungszeitpunkt.
Entgelt und Umsatzsteuer
Entgelte sind nach Steuersätzen und Befreiungen aufzuschlüsseln. Vorab vereinbarte Entgeltminderungen sind anzugeben, soweit sie nicht bereits berücksichtigt sind. Hinzu kommen Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Zusätzliche Angaben im Einzelfall
Bei bestimmten grundstücksbezogenen Leistungen muss die Rechnung auf die Aufbewahrungspflicht des privaten Empfängers hinweisen. Bei vereinbarter Abrechnung durch den Leistungsempfänger ist die Bezeichnung „Gutschrift“ erforderlich. Weitere Sonderfälle können zusätzliche Anforderungen auslösen, insbesondere nach § 14a UStG.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
§ 33 UStDV erlaubt für bestimmte Rechnungen bis einschließlich 250 Euro Gesamtbetrag vereinfachte Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, Beschreibung der Lieferung oder Leistung sowie Gesamtbetrag und Steuersatz beziehungsweise Befreiungshinweis. Diese Vereinfachung gilt nicht für alle Umsätze; unter anderem sind Fälle nach §§ 3c, 6a und 13b UStG ausgeschlossen.
Kleinunternehmer: eigene Mindestanforderungen
Für steuerfreie Kleinunternehmerumsätze nach § 19 Absatz 1 UStG gelten die Mindestangaben aus § 34a UStDV: Namen und Anschriften beider Beteiligten, eine dort zugelassene Steuerkennung, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung sowie Entgelt in einer Summe mit Hinweis auf die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung. Bei Abrechnung durch den Empfänger kommt „Gutschrift“ hinzu. Die reguläre Checkliste ist deshalb nicht unverändert der gesetzliche Mindestumfang für Kleinunternehmer.
Hilfreiche Angaben sind nicht automatisch Pflichtangaben
Bankverbindung, Zahlungsfrist, Ansprechpartner und Logo helfen dem Kunden im Alltag. Sie gehören aber nicht zur allgemeinen Liste nach § 14 Absatz 4 UStG. Trennen Sie diese Gestaltungselemente von den jeweils vorgeschriebenen Angaben. Eine nachvollziehbare Nummerierung und ein Leistungsdatum können auch bei vereinfachten Rechnungen organisatorisch sinnvoll sein.
Inhalt und Format gemeinsam prüfen
Vollständige sichtbare Angaben allein beantworten nicht, ob das gewählte Dateiformat zulässig ist. Beachten Sie zusätzlich die E-Rechnungsregeln, Übergangsfristen und Ausnahmen. Bei Auslandssachverhalten, besonderen Steuerfällen oder Unsicherheit lassen Sie die konkrete Rechnung steuerlich prüfen. Diese Übersicht ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls.
Häufige Fragen
Ist eine Bankverbindung gesetzlich vorgeschrieben?
Sie steht nicht in der allgemeinen Pflichtangaben-Liste des § 14 Absatz 4 UStG. Für eine unkomplizierte Überweisung ist sie trotzdem hilfreich.
Reicht 0 % Umsatzsteuer als Hinweis?
Nein, eine Steuerbefreiung sollte mit dem zutreffenden Befreiungshinweis kenntlich gemacht werden. Ein bloßer Steuersatz von 0 % erklärt den Grund nicht. Prüfen Sie die rechtliche Grundlage für Ihren Umsatz.
Bereit für den ersten Schritt?
Konto erstellen, E-Mail bestätigen, Firma einrichten.