SIDEOFFICE IM ALLTAG
Rechnung schreiben
Eine Rechnung schreiben: Leistungen verständlich beschreiben, Beträge prüfen und das passende Rechnungsformat wählen. Mit einer praktischen Checkliste vom Auftrag bis zum Versand.
Auftrag und Empfänger abgleichen
Legen Sie Angebot, Auftrag und Leistungsnachweise bereit. Prüfen Sie, an welche Person oder Firma die Rechnung geht und welche Anschrift vereinbart wurde. Bei Geschäftskunden können eine Bestellnummer oder ein benannter Ansprechpartner die Zuordnung erleichtern. Klären Sie solche Angaben vor dem Versand, statt die Rechnung später neu auszustellen.
Leistungen nachvollziehbar beschreiben
Trennen Sie unterschiedliche Leistungen in eigene Positionen. Nennen Sie beispielsweise Beratungsstunden mit Zeitraum, einen Workshop mit Datum oder geliefertes Material mit Menge. Eine Bezeichnung wie „Dienstleistung“ allein erklärt den Auftrag kaum. Vergleichen Sie Umfang und Preise mit dem Angebot und berücksichtigen Sie vereinbarte Nachlässe.
Steuer und Summen kontrollieren
Prüfen Sie, welcher Steuersatz oder welche Steuerbefreiung auf Ihre Leistung zutrifft. Bei einer steuerpflichtigen Position ergeben Nettobetrag und Umsatzsteuer den Bruttobetrag. Eine Steuerbefreiung braucht einen zutreffenden Hinweis; einfach die Steuerzeile zu entfernen reicht nicht. Kontrollieren Sie Rundungen und bereits berücksichtigte Zahlungen, statt den Gesamtbetrag aus einer alten Rechnung zu übernehmen.
Pflichtangaben und Format prüfen
Kontrollieren Sie die Angaben anhand der verlinkten Pflichtangaben-Checkliste. Entscheidend sind unter anderem Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Leistungsangaben. Für inländische B2B-Umsätze gelten E-Rechnungsregeln mit Übergangsfristen und Ausnahmen. Eine gewöhnliche PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Klären Sie mit dem Kunden, welches Format und welcher Übermittlungsweg benötigt werden.
Vorschau lesen und anschließend versenden
Lesen Sie die fertige Rechnung einmal aus Sicht des Empfängers: Sind Positionen verständlich, Zahlen lesbar und mehrseitige Dokumente vollständig? In SideOffice prüfen Sie zunächst den Entwurf und die Vorschau und schreiben ihn anschließend fest. Kontrollieren Sie beim E-Mail-Versand Adresse, Nachricht und Anhang. Bewahren Sie die ausgestellte Fassung und die zugehörigen Unterlagen auf.
Zahlung im Blick behalten
Notieren Sie eine klare Zahlungsfrist und geben Sie die gewünschte Zahlungsverbindung an. Ordnen Sie eingehende Zahlungen der Rechnung zu, damit Teilzahlungen nicht als vollständige Zahlung erscheinen. Entdecken Sie nach dem Ausstellen einen Fehler, überschreiben Sie nicht einfach die alte Datei: Prüfen Sie, welcher nachvollziehbare Korrekturweg für den Fall erforderlich ist.
Häufige Fragen
Kann ich eine Rechnung ohne Rechnungsprogramm schreiben?
Grundsätzlich lässt sich eine Rechnung auch selbst erstellen. Sie müssen jedoch Angaben, Berechnung, Format und Dokumentverwaltung selbst zuverlässig prüfen. Eine wiederverwendbare Vorlage ersetzt diese Kontrolle nicht.
Ist jede PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF enthält nicht automatisch die erforderlichen strukturierten Rechnungsdaten. SideOffice bietet einen PDF-Export mit eingebettetem XML; prüfen Sie die Exporthinweise für Ihren konkreten Beleg.
Bereit für den ersten Schritt?
Konto erstellen, E-Mail bestätigen, Firma einrichten.