SIDEOFFICE IM ALLTAG
Rechnungen für Catering
Vom Veranstaltungsangebot zur Catering-Rechnung: Personenzahl, Speisen, Getränke und Zusatzleistungen abgleichen und Änderungen nach dem Event verständlich dokumentieren.
Veranstaltungsdaten und Auftrag sichern
Halten Sie Veranstaltungstag, Ort, Auftraggeber und Rechnungsadresse fest. Prüfen Sie, ob eine Agentur im eigenen Namen bestellt oder nur vermittelt. Die Event-Kontaktperson ist nicht zwangsläufig die zahlungspflichtige Partei.
Personenzahl und Paketumfang prüfen
Vergleichen Sie vereinbarte Mindestmengen, bestätigte Gästezahl und tatsächlich abzurechnende Leistungen. Beschreiben Sie, welche Bestandteile im Paket enthalten sind. Übernehmen Sie nicht ungeprüft die ursprüngliche Kalkulation, wenn sich der Auftrag geändert hat.
Zusatzleistungen nachvollziehbar auflisten
Erläutern Sie zusätzlich vereinbartes Personal, Geschirr, Transport oder verlängerte Einsatzzeiten. Prüfen Sie, ob diese Kosten bereits im Paketpreis enthalten waren. Eine klare Aufteilung verhindert, dass der Kunde dieselbe Leistung doppelt vermutet.
Steuerliche Behandlung des Pakets klären
Speisen, Getränke und weitere Veranstaltungsleistungen dürfen nicht allein wegen einer gemeinsamen Bestellung pauschal gleich behandelt werden. Die Einordnung des konkreten Angebots und möglicher Gesamtleistungen ist entscheidend. Lassen Sie die zutreffenden Steuersätze und Aufteilungen prüfen.
Anzahlungen und Änderungen berücksichtigen
Vergleichen Sie bereits ausgestellte Dokumente und eingegangene Zahlungen vor der abschließenden Abrechnung. Dokumentieren Sie Stornierungen und Änderungen nachvollziehbar. Überschreiben Sie bereits ausgestellte Rechnungen nicht einfach mit einem neuen Betrag.
Rechnung mit dem Event-Protokoll abgleichen
Prüfen Sie Leistungsdatum, Positionen und Summen anhand Ihrer Auftragsunterlagen. Versenden Sie die Rechnung an das abgestimmte Postfach. SideOffice unterstützt den Dokumentenfluss, ersetzt aber keine Eventplanung, Warenwirtschaft oder Kassensoftware.
Häufige Fragen
Kann ich das Angebot unverändert als Rechnung nutzen?
Übernehmen Sie die Positionen als Ausgangspunkt und prüfen Sie die tatsächlich abzurechnenden Mengen, Änderungen und Zahlungen.
Ist SideOffice eine Eventplanungssoftware?
Nein. SideOffice unterstützt Angebote, Rechnungen, Belege und Zahlungen; Personal- und Veranstaltungsplanung bleiben separate Aufgaben.
Bereit für den ersten Schritt?
Konto erstellen, E-Mail bestätigen, Firma einrichten.