SIDEOFFICE IM ALLTAG
Abrechnung in der Kindertagespflege
Für Tagesmütter und Tagesväter: Betreuungszeiträume, Vertragspartner und Zahlungen übersichtlich dokumentieren. Ein praktischer Leitfaden für die Abrechnung, nicht für Pflegekassenleistungen.
Zahlungspflichtige und Empfänger klären
Prüfen Sie anhand der Betreuungsvereinbarung, wer welche Beträge bezahlt: Eltern, Jugendamt oder ein anderer Träger. Nicht jede öffentliche Zahlung wird über eine eigene Rechnung angefordert. Beachten Sie die Vorgaben der zuständigen Stelle, bevor Sie ein Dokument ausstellen.
Betreuungsmonat und Vereinbarung abgleichen
Geben Sie den abgerechneten Zeitraum verständlich an. Vergleichen Sie vereinbarte Betreuungszeiten, Monatsbeträge, Ausfallregelungen und tatsächlich abzurechnende Zusatzleistungen. Nutzen Sie vorhandene Nachweise, statt jeden Monat den letzten Rechnungsbetrag ungeprüft zu kopieren.
Zusätzliche Beträge getrennt erläutern
Wenn Verpflegung oder andere Kosten separat vereinbart sind, beschreiben Sie diese nachvollziehbar. Prüfen Sie, ob die Vereinbarung und die örtlichen Vorgaben die zusätzliche Abrechnung vorsehen. Ein einheitlicher Sammelbetrag kann sonst verdecken, wofür Eltern oder Träger zahlen.
Steuerbefreiung konkret prüfen
Für Leistungen der Kindertagespflege kann § 4 Nummer 25 UStG einschlägig sein. Die Befreiung setzt die dort genannten Voraussetzungen voraus und folgt nicht allein aus der Berufsbezeichnung. Klären Sie die Grundlage und den passenden Rechnungshinweis; verwechseln Sie sie nicht mit der Kleinunternehmerregelung.
Nur erforderliche Daten aufnehmen
Verwenden Sie zur Zuordnung möglichst eine vereinbarte Vertragsreferenz. Nehmen Sie keine Gesundheitsdaten, ausführlichen Entwicklungsberichte oder unnötigen Angaben zum Kind in Rechnungstext oder E-Mail auf. Prüfen Sie die Empfängeradresse besonders sorgfältig.
Monatliche Abrechnung kontrollieren
Ähnliche Monate lassen sich organisatorisch vorbereiten, müssen aber jeweils mit dem Vertrag abgeglichen werden. Ordnen Sie Elternzahlungen und öffentliche Zahlungen getrennt zu. SideOffice ersetzt kein Jugendamtsportal und keine Betreuung-, Anwesenheits- oder Fachverwaltungssoftware.
Häufige Fragen
Geht es hier um Tagespflege für Erwachsene?
Nein. Dieser Ratgeber behandelt Kindertagespflege. Für Pflege- und Betreuungsleistungen für Erwachsene gibt es einen eigenen Leitfaden.
Ist jede Betreuung automatisch umsatzsteuerfrei?
Nein. Entscheidend sind die konkrete Leistung und die Voraussetzungen der einschlägigen Befreiung. Lassen Sie die Einordnung prüfen.
Bereit für den ersten Schritt?
Konto erstellen, E-Mail bestätigen, Firma einrichten.